PEP-Prüfung für Immobilienmakler: Politisch exponierte Personen im GwG-Prozess erkennen und dokumentieren
PEP-Prüfung im Immobiliengeschäft: Risiken erkennen, Entscheidungen dokumentieren.
Wenn Kunden, Vertreter oder wirtschaftlich Berechtigte politisch exponierte Personen sind oder in deren Umfeld stehen, kann das im GwG-Prozess besondere Aufmerksamkeit erfordern. GWG ImmoKompass hilft Immobilienprofis, PEP-Hinweise strukturiert zu erfassen, Risiken einzuordnen und Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren.
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung. Sie erklärt typische Zusammenhänge und zeigt, wie PEP-Prüfungen im GwG-Prozess strukturiert dokumentiert werden können.
Was bedeutet PEP?
PEP steht für „politisch exponierte Person“. Gemeint sind Personen, die wichtige öffentliche Ämter ausüben oder ausgeübt haben. Auch Familienmitglieder oder bekanntermaßen nahestehende Personen können im Zusammenhang mit der Prüfung relevant sein.
Es geht nicht darum, eine Person zu bewerten oder pauschal zu verdächtigen. Es geht darum, ein mögliches erhöhtes Risiko zu erkennen und den Umgang damit nachvollziehbar zu dokumentieren.
Warum ist die PEP-Prüfung für Immobilienmakler relevant?
Immobiliengeschäfte können hohe Vermögenswerte betreffen. Deshalb müssen Immobilienprofis im Rahmen ihrer GwG-Pflichten prüfen, ob besondere Risikofaktoren vorliegen können. Eine PEP-Eigenschaft kann ein Hinweis auf ein erhöhtes Risiko sein und sollte daher im Vorgang berücksichtigt und dokumentiert werden.
Eine PEP-Eigenschaft ist nicht automatisch problematisch, kann aber zu erweiterten Prüf- und Dokumentationsanforderungen führen.
Wer kann im Immobilienvorgang geprüft werden?
Je nach Vorgang, Beteiligtenstruktur und Risikoeinschätzung können unterschiedliche Personen relevant sein.
Käufer
Erwerber einer Immobilie als zentrale Vertragspartei.
Verkäufer
Veräußerer der Immobilie und ggf. wirtschaftlich Berechtigte dahinter.
Mieter
Bei vermittelten Mietverhältnissen kann eine Prüfung relevant sein.
Vermieter
Eigentümer- oder Verwalterseite je nach Vorgangsart.
Vertreter / Bevollmächtigte
Personen, die im Namen anderer im Vorgang auftreten.
Geschäftsführer
Vertretungsbefugte natürliche Personen einer Gesellschaft.
Gesellschafter
Beteiligte an juristischen Personen im Vorgang.
Wirtschaftlich Berechtigte
Personen, die wirtschaftlich hinter Gesellschaften stehen.
Auftretende Dritte
Weitere Personen, die im Vorgang aktiv handeln.
Nahestehende Personen
Soweit im Kontext der Prüfung relevant.
Typischer Ablauf einer PEP-Prüfung
- 1
Beteiligte im Vorgang erfassen
Alle natürlichen und juristischen Personen, die am Vorgang mitwirken, werden strukturiert aufgenommen.
- 2
Natürliche und juristische Personen unterscheiden
Je nach Personentyp gelten unterschiedliche Erfassungs- und Prüfschritte.
- 3
Vertreter und wirtschaftlich Berechtigte dokumentieren
Wer handelt für wen, und wer steht wirtschaftlich hinter der Gesellschaft.
- 4
PEP-Hinweise abfragen oder prüfen
Die PEP-Eigenschaft wird abgefragt oder über geeignete Quellen geprüft.
- 5
Treffer oder Hinweise einordnen
Ein Hinweis wird sachlich bewertet, nicht automatisch als Verdacht behandelt.
- 6
Risikoanalyse aktualisieren
Erkenntnisse fließen in die Risikobewertung des konkreten Vorgangs ein.
- 7
Entscheidung und Begründung dokumentieren
Die getroffene Entscheidung wird mit nachvollziehbarer Begründung festgehalten.
- 8
Ggf. zusätzliche Maßnahmen festhalten
Erweiterte Prüf- oder Dokumentationsschritte werden im Vorgang verankert.
- 9
Nachweise und Protokolle speichern
Belege, Antworten und interne Notizen werden am Vorgang abgelegt.
- 10
Vorgang für spätere Prüfung auffindbar halten
Eine strukturierte Akte erleichtert spätere Rückfragen oder Behördenanfragen.
Häufige Fehler im Makleralltag
PEP-Fragen werden gar nicht gestellt
PEP-Hinweise werden mündlich geklärt, aber nicht dokumentiert
Wirtschaftlich Berechtigte werden nicht in die Prüfung einbezogen
Treffer oder Hinweise werden nicht mit der Risikoanalyse verknüpft
Entscheidungen sind später nicht nachvollziehbar
Nachweise liegen verteilt in E-Mails oder Papierakten
PEP-Prüfung wird nicht aktualisiert, obwohl sich Beteiligte ändern
Mitarbeitende wissen nicht, wann sie Rückfragen stellen müssen
Eine strukturierte digitale Vorgangsakte reduziert genau diese Lücken.
PEP-Hinweise nicht nur erkennen – sondern nachvollziehbar dokumentieren
GWG ImmoKompass unterstützt Immobilienprofis dabei, Beteiligte eines Vorgangs strukturiert zu erfassen, wirtschaftlich Berechtigte zu dokumentieren, Risikofaktoren einzuordnen und PEP-Hinweise nachvollziehbar im digitalen Vorgang festzuhalten. So wird aus einer einzelnen Abfrage ein dokumentierter Bestandteil der gesamten GwG-Akte.
Beteiligtenstruktur
Alle Personen und Rollen im Vorgang übersichtlich abbilden.
PEP-Hinweise
PEP-Angaben strukturiert erfassen und am Vorgang dokumentieren.
Wirtschaftlich Berechtigte
Beteiligungen und Kontrolle nachvollziehbar festhalten.
Risikoanalyse
Erhöhte Risikofaktoren je Vorgang sachlich bewerten.
Nachweisverwaltung
Belege und Dokumente direkt am Vorgang ablegen.
Bearbeitungsprotokoll
Jeder Schritt wird mit Zeitstempel dokumentiert.
Entscheidungsdokumentation
Begründungen für Entscheidungen werden festgehalten.
Behörden-Export
Vorbereitete Prüfakte für behördliche Anfragen.
Digitale GwG-Akte
Alle Informationen eines Vorgangs an einem Ort gebündelt.
Verbindung zu KYC, Risikoanalyse und Behördenprüfung
Die PEP-Prüfung ist kein isolierter Einzelschritt. Sie gehört in den Zusammenhang von KYC-Verfahren, Identifizierung, wirtschaftlich Berechtigten, Risikoanalyse und Dokumentation. Im Prüfungsfall zählt nicht nur, ob eine Prüfung stattgefunden hat, sondern ob sie nachvollziehbar im Vorgang dokumentiert wurde – auch im Kontext einer Behördenprüfung nach Geldwäschegesetz. Warum diese Schritte später nachvollziehbar dokumentiert werden sollten, erklärt unser Ratgeber zur GwG-Dokumentationspflicht.
Einen Gesamtüberblick über die wichtigsten Pflichten bietet unser Ratgeber zu den GwG-Sorgfaltspflichten für Immobilienmakler.
Für wen ist diese Seite besonders relevant?
Immobilienmakler
Einzelmakler mit klaren, dokumentierten Prüfschritten.
Maklerbüros mit mehreren Mitarbeitern
Einheitliche PEP-Prüfung über das gesamte Team.
Bauträger
Wiederkehrende Käuferprüfungen bei Neubauprojekten.
Projektentwickler
Komplexe Beteiligtenstrukturen strukturiert abbilden.
Immobilienvertriebe
Standortübergreifend einheitlicher PEP-Prozess.
Unternehmen mit internationalen Kunden
PEP-Hinweise im internationalen Kontext sauber dokumentieren.
Büros mit komplexen Beteiligtenstrukturen
Gesellschaften, Vertreter und wirtschaftlich Berechtigte klar trennen.
Unternehmen mit Digitalisierungswunsch
GwG-Abläufe konsequent digital abbilden.
Weiterführende Ratgeber
KYC-Verfahren für Immobilienmakler
Kundenprüfung, Identifizierung und Dokumentation strukturiert umsetzen.
Behördenprüfung nach Geldwäschegesetz
Was im Prüfungsfall vorbereitet sein sollte und wie eine digitale GwG-Akte hilft.
GwG-Risikoanalyse für Immobilienmakler
Risiken strukturiert bewerten und nachvollziehbar dokumentieren.
Wirtschaftlich Berechtigter bei Immobiliengeschäften
Beteiligungen, Stimmrechte und Kontrolle nachvollziehbar abbilden.
GwG-Checkliste für Immobilienmakler
Kompakte Übersicht aller GwG-Pflichten als Selbstcheck.
Ratgeber-Übersicht
Alle Ratgeber zu GwG für Immobilienmakler im Überblick.
Häufige Fragen
Was bedeutet PEP im Geldwäschegesetz?
PEP steht für „politisch exponierte Person“. Gemeint sind Personen, die wichtige öffentliche Ämter ausüben oder ausgeübt haben. Auch Familienmitglieder oder bekanntermaßen nahestehende Personen können je nach Einzelfall im Zusammenhang mit der Prüfung relevant sein.
Warum müssen Immobilienmakler PEP-Hinweise berücksichtigen?
Immobiliengeschäfte können hohe Vermögenswerte betreffen. Eine PEP-Eigenschaft kann ein Hinweis auf ein erhöhtes Risiko sein und sollte deshalb im Rahmen der GwG-Pflichten sachlich berücksichtigt und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Ist eine politisch exponierte Person automatisch verdächtig?
Nein. Eine PEP-Eigenschaft ist nicht automatisch problematisch. Sie kann aber zu erweiterten Prüf- und Dokumentationsanforderungen führen und sollte im Vorgang strukturiert eingeordnet werden.
Wer kann im Immobilienvorgang von einer PEP-Prüfung betroffen sein?
Je nach Vorgang können Käufer, Verkäufer, Mieter, Vermieter, Vertreter, Geschäftsführer, Gesellschafter, wirtschaftlich Berechtigte sowie auftretende Dritte und – im relevanten Kontext – nahestehende Personen betroffen sein.
Was passiert bei einem PEP-Hinweis?
Ein Hinweis wird sachlich eingeordnet, in die Risikoanalyse des Vorgangs übernommen und mit einer nachvollziehbaren Entscheidung dokumentiert. Je nach Einzelfall können weitere Prüf- oder Dokumentationsschritte sinnvoll sein.
Wie hängt die PEP-Prüfung mit der Risikoanalyse zusammen?
PEP-Hinweise sind ein möglicher Faktor in der Risikoanalyse eines Vorgangs. Sie fließen in die Bewertung ein und werden zusammen mit anderen Risikofaktoren am Vorgang dokumentiert.
Sollte die PEP-Prüfung dokumentiert werden?
Eine nachvollziehbare Dokumentation von Prüfschritten, Hinweisen und Entscheidungen gehört in der Regel zur GwG-Dokumentation. Sie zeigt im Prüfungsfall, dass die Prüfung strukturiert stattgefunden hat.
Wie unterstützt GWG ImmoKompass bei der PEP-Dokumentation?
GWG ImmoKompass unterstützt dabei, Beteiligte zu erfassen, PEP-Hinweise zu dokumentieren, wirtschaftlich Berechtigte abzubilden und Entscheidungen mit Bearbeitungsprotokoll am Vorgang festzuhalten.
Ersetzt GWG ImmoKompass eine Rechtsberatung?
Nein. GWG ImmoKompass ist ein digitales Werkzeug zur Dokumentation und Vorbereitung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.
Praxisnahe Hintergründe zu GwG-Pflichten für Immobilienmakler, Bauträger und Hausverwaltungen.