KYC-Verfahren für Immobilienmakler: Kundenprüfung nach GwG einfach digital umsetzen
Vom ersten Kundenkontakt bis zur prüffähigen GwG-Akte: GWG ImmoKompass führt Immobilienprofis Schritt für Schritt durch Identifizierung, Risikoprüfung, Dokumentation und Behörden-Export.
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung, zeigt aber, wie typische GwG-Prozesse im Makleralltag strukturiert abgebildet werden können.
Was bedeutet KYC im Immobilienbereich?
KYC steht für „Know Your Customer“. Im Immobilienbereich bedeutet das, dass Immobilienprofis ihre Vertragspartner identifizieren, wirtschaftlich Berechtigte erfassen, Risiken einschätzen und die Prüfung nachvollziehbar dokumentieren.
Auch PEP-Hinweise können im KYC-Prozess eine Rolle spielen. Mehr zur Einordnung politisch exponierter Personen erklärt unser Ratgeber zur PEP-Prüfung für Immobilienmakler.
Die Ergebnisse sollten am Vorgang nachvollziehbar festgehalten werden. Mehr dazu im Ratgeber zur GwG-Dokumentationspflicht.
Einen Gesamtüberblick über die wichtigsten Pflichten bietet unser Ratgeber zu den GwG-Sorgfaltspflichten für Immobilienmakler.
Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung, zeigt aber, wie typische GwG-Prozesse im Makleralltag strukturiert abgebildet werden können.
Warum ist KYC für Immobilienmakler relevant?
Immobiliengeschäfte gelten als sensibler Bereich im Zusammenhang mit Geldwäscheprävention. Makler müssen deshalb nicht nur Kundendaten aufnehmen, sondern die Prüfung auch nachvollziehbar dokumentieren können.
Das Problem entsteht häufig nicht, weil gar keine Informationen vorhanden sind, sondern weil sie im Prüfungsfall nicht vollständig, strukturiert und schnell auffindbar sind.
Der typische KYC-Ablauf
In sieben Schritten zu einer strukturierten, prüffähigen GwG-Akte.
- 1
Kunden- und Vorgangsdaten erfassen
Jeder Geschäftsvorfall erhält eine eigene digitale Akte. Vertragspartner, Objektbezug und Rahmendaten werden strukturiert hinterlegt.
- 2
Identität natürlicher Personen prüfen
Ausweisdaten und Stammangaben werden erfasst und nachvollziehbar dokumentiert – inklusive Datum und Art der Prüfung.
- 3
Juristische Personen und Vertreter erfassen
GmbH, UG oder andere Gesellschaften werden mit Register- und Vertretungsangaben aufgenommen. Handelnde Personen werden separat dokumentiert.
- 4
Wirtschaftlich Berechtigte dokumentieren
Wer steht hinter einer Gesellschaft? Beteiligungen, Stimmrechte und Kontrolle werden strukturiert erfasst und ausgewertet.
- 5
Risikoanalyse durchführen
Anhand definierter Faktoren wird das Risiko des Vorgangs eingeschätzt und das Ergebnis revisionssicher abgelegt.
- 6
Nachweise und Protokolle speichern
Belege, Auszüge und Prüfschritte landen direkt am Vorgang – inklusive Audit-Trail mit Zeitstempel.
- 7
Behördenfähigen Export vorbereiten
Auf Knopfdruck steht ein strukturierter Behörden-Export bereit, der im Prüfungsfall schnell ausgegeben werden kann.
Häufige Fehler im Makleralltag
Ausweiskopien liegen vor, aber nicht in einer vollständigen GwG-Akte
Wirtschaftlich Berechtigte werden nicht sauber dokumentiert
Risikoanalysen sind unvollständig oder veraltet
PEP-, Sanktions- und Risikohinweise werden nicht nachvollziehbar geprüft
Unterlagen sind über E-Mails, Ordner und Papierakten verteilt
Im Behördenfall müssen Nachweise mühsam zusammengesucht werden
Tätigkeiten und Prüfentscheidungen sind nicht sauber protokolliert
Genau hier setzt GWG ImmoKompass an.
Eine digitale KYC-Akte statt verstreuter Einzeldokumente
GWG ImmoKompass bündelt die relevanten Schritte eines KYC-Verfahrens in einem strukturierten digitalen Vorgang. Immobilienprofis können Kundendaten erfassen, Identifizierungsnachweise hinterlegen, wirtschaftlich Berechtigte dokumentieren, Risiken bewerten und bei Bedarf einen prüffähigen Behörden-Export vorbereiten.
Digitale Identifizierung
Strukturierte Aufnahme von Ausweis- und Stammdaten natürlicher Personen.
Risikoanalyse
Geführte Bewertung anhand relevanter Risikofaktoren je Vorgang.
Wirtschaftlich Berechtigte
Beteiligungen und Kontrollstrukturen sauber dokumentieren.
PEP- und Risikohinweise
Hinweise erfassen, prüfen und nachvollziehbar ablegen.
Dokumentenablage
Belege und Nachweise zentral am Vorgang und an Personen verknüpft.
Tätigkeitsnachweis
Prüfschritte, Entscheidungen und Bearbeitungen werden protokolliert.
Behörden-Export
Vorbereiteter Export für Behörden- und Prüfanfragen.
Audit- und Nachvollziehbarkeit
Lückenlose Historie mit Zeitstempeln für jede Aktion im Vorgang.
Wenn die Behörde fragt, zählt nicht die Erinnerung – sondern die Dokumentation.
Im Prüfungsfall müssen relevante Nachweise, Prüfentscheidungen und Dokumentationen schnell nachvollziehbar bereitstehen. GWG ImmoKompass hilft dabei, Vorgänge so zu strukturieren, dass sie im Ernstfall nicht mühsam zusammengesucht werden müssen.
Mehr dazu, welche Unterlagen im Prüfungsfall relevant sein können, erklärt unser Ratgeber zur Behördenprüfung nach Geldwäschegesetz.
Für wen eignet sich die digitale KYC-Prüfung?
Immobilienmakler
Strukturierte GwG-Prüfung im Vermittlungsgeschäft.
Bauträger
Wiederkehrende Käuferprüfungen bei Neubauprojekten.
Projektentwickler
Mehrere Vorgänge je Projekt strukturiert abbilden.
Immobilienvertriebe
Einheitlicher Prüfprozess über mehrere Berater hinweg.
Maklerbüros mit mehreren Mitarbeitern
Rollen, Rechte und Verantwortlichkeiten klar trennen.
Unternehmen mit wiederkehrenden GwG-Pflichten
Regelmäßige Prüfvorgänge effizient dokumentieren.
Häufige Fragen
Was bedeutet KYC für Immobilienmakler?
KYC steht für „Know Your Customer“. Für Immobilienmakler bedeutet das, Vertragspartner zu identifizieren, wirtschaftlich Berechtigte zu erfassen, Risiken einzuschätzen und die Prüfung nachvollziehbar zu dokumentieren.
Wann muss ein Immobilienmakler eine KYC-Prüfung durchführen?
Eine Prüfung kommt typischerweise bei Kauf- oder Verkaufsvermittlungen in Betracht – je nach Konstellation auch bei hochpreisigen Miet-/Pachtvermittlungen. Der konkrete Anwendungsfall ergibt sich aus den gesetzlichen Anforderungen und dem Einzelfall.
Welche Daten gehören zu einem KYC-Verfahren?
Üblicherweise: Stamm- und Ausweisdaten natürlicher Personen, Register- und Vertretungsangaben juristischer Personen, Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten, Risikoeinschätzung, Nachweise und ein Protokoll der Prüfschritte.
Was ist der Unterschied zwischen KYC, Identifizierung und Risikoanalyse?
Die Identifizierung ist ein Teilschritt der KYC-Prüfung. KYC umfasst zusätzlich die Erfassung wirtschaftlich Berechtigter, die Risikoanalyse des Vorgangs und die Dokumentation der Prüfentscheidungen.
Müssen wirtschaftlich Berechtigte dokumentiert werden?
Sobald Gesellschaften beteiligt sind, gehört die Frage nach den dahinterstehenden natürlichen Personen zur Standardprüfung. Beteiligungen, Stimmrechte und Kontrolle sollten nachvollziehbar dokumentiert werden.
Hilft GWG ImmoKompass bei einer Behördenprüfung?
GWG ImmoKompass unterstützt bei der Vorbereitung: Vorgänge, Nachweise und Prüfschritte werden strukturiert abgelegt und können als Behörden-Export bereitgestellt werden. Die fachliche Bewertung bleibt beim verpflichteten Unternehmen.
Ersetzt GWG ImmoKompass eine Rechtsberatung?
Nein. GWG ImmoKompass ist ein digitales Werkzeug zur strukturierten Dokumentation und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.
Weiterführende Ratgeber
GwG-Checkliste für Makler
Welche Nachweise typischerweise vorbereitet sein sollten.
Risikoanalyse nach GwG
Wie eine strukturierte Unternehmens-Risikoanalyse aussehen kann.
Wirtschaftlich Berechtigte
Erkennen, dokumentieren und sauber prüfen.
Behördenprüfung nach Geldwäschegesetz
Welche Unterlagen im Prüfungsfall relevant sein können.
Behördenzugang
Wie der Behörden-Export funktioniert.
Datenschutz
Wie GWG ImmoKompass mit Daten umgeht.
Auftragsverarbeitung (AVV)
Vertragliche Grundlagen der Datenverarbeitung.
Praxisnahe Hintergründe zu GwG-Pflichten für Immobilienmakler, Bauträger und Hausverwaltungen.